हरेक औपचारिक कायक्रमहरूलाई सहभागिता मूलक र प्रभावकारी बनाउनका लागि आयोजक संस्थाले कायक्रमको तयारी गर्दा नै ध्यान पुर्याउनु पर्दछ। संधै एउटै खालका विषयवस्तु समेटिने कार्यक्रम तय गर्नुको सट्टा समय सापेक्ष विषयवस्तुहरूको छनौट गरी कार्यक्रमको तयारी गर्नु पर्दछ।

यदाकदा मैले केही साना तथा मध्यम आकारका औपचारिक कार्यक्रमहरूको सञ्चालन र उद्घोषण गर्नै गरेकोछु। भने थुप्रै पटक अतिथि तथा सहभागीका रूपमा यस्ता औपचारिक कार्यक्रमहरूमा उपस्थित हुने गरेको छु। यसर्थ, आयोजक र सञ्चालकका रूपमा औपचारिक रूपमा सञ्चालित कार्यक्रमहरूमा भोगेका र अनुभव गरिएका कुराहरू उल्लेख गर्नै प्रयत्न गरिएकोछ।

भरखरै एउटा सम्मान कार्यक्रमको सञ्चालन तथा उद्घोषण गर्नै जिम्मा मैले पाएको थिएँ। सहभागीहरू तोकिएको समयमा नआई संधै ढिलो आउने हुनाले कार्यक्रम शुरु गर्नै आन्तरिक सल्लाह दिनको ११:०० बजे भनिएको भएपनि सहभागीहरूलाई दिनको १०:०० बजेकै समय उल्लेख भएको निमन्त्रणापत्र बांडिएको थियो। उता सम्मानित हुनु हुने व्यक्ति, प्रमुखअतिथिलगायत अतिथिहरूलाई दिनको ११:३० बजेको समय उल्लेख गरी निमन्त्रणा गरिएको थियो। म लगायत आयोजक संस्थाका पदाधिकारी तथा प्रतिनिधिहरू तोकिएको समय दिनको १०:०० नै कार्यक्रम स्थलमापुगेर आवश्यक तयारी गर्दै बस्यौं।

विस्तारै सहभागी तथा अतिथिहरूको पनि आगमन शुरु हुन थाल्यो। हामीले सम्मान गर्नु पर्नै आदरणीय व्यक्तिलाई सम्मानको आधा घण्टाको लागि भनेर अर्को संस्थाको अनुरोध आएपछि हामीले वहांहरूलाई हुन्छ भन्यौं। यता हाम्रो कार्यक्रममा सहभागीहरूको संख्या क्रमशःथपिंदै गयो। १०:०० बजे नै आएका केही सहभागीहरूले हामी आयोजकप्रति ब्यंग्य गर्न थाले ढिलो भयो भनेर। अर्को संस्थाका आयोजकसंग भएको सहमति अनुसार हामीले हाम्रो सम्मानित व्यक्ति तथा प्रमुख अतिथिलाई दिनको १२:०० बजे हाम्रो कार्यक्रममा स्वागत गर्नै र औपचारिक कार्यक्रम शुरु गर्नै योजना थियो। लामो समय सम्मको प्रतीक्षा पश्चात पनि मुख्य व्यक्तिको उपस्थिति नभएपछि आयोजकको हिसाबले हामीलाई अप्ठ्यारो पर्न गयो। दिनको १:०० बजे सम्म पनि प्रमुख व्यक्तिको उपस्तिथिति नभएपछि एउटा कार्यक्रम सञ्चालकको हिसावले मलाई साह्रै अप्ठ्यारो महसुस भयो।

त्यस पछि सहभागीहरूलाई व्यस्त गराउन संस्थाको भित्ते पात्रो र ब्रसर वितरण गर्नै काम गरें। त्यति गर्दा पनि प्रमुख व्यक्तिको उपस्थितिमा ढिलाई हुन गयो। त्यसपछि सम्मानित व्यक्तिका फोटोहरू प्रोजेक्टर मार्फत देखाउने काम गरियो। त्यस बेलासम्म मुख्य व्यक्तिको उपस्थिति नभएपछि सहभागीहरूको प्रतीक्षाको बांध फुट्न शुरु भयो। अनि मैले सहभागीहरूको ध्यानाकर्षण गराउन सम्मानित व्यक्ति आउंदै हुनुहुन्छ, बाटोमा हुनुहुन्छ प्रतीक्षा गर्नु होला भने। कुराई अति नै लामो भएपछि स्वागतका लागि तयार गरिएको नृत्य प्रस्तुतिका लागि कलाकार बहिनीलाई स्टेजमा निम्त्याएं। बहिनीको नृत्य प्रस्तुति हुंदै गर्दा हाम्रो कार्यक्रमको प्रमुखअतिथिको आगमन भयो र बहिनीको नृत्य प्रस्तुति सकिएपछि औपचारिक रूपमा कार्यक्रमको थालनी गरियो।

हालसालै एउटा औपचारिक कार्यक्रममा अतिथि तथा सहभागीका रूपमा उपस्थित भएको थिएं। कार्यक्रम निर्धारित समयभन्दा करिब एक घण्टाजति ढिलो गरी शुरु भयो। प्रमुख अतिथिलगायत अन्य अतिथिहरूको लामो नामावली सहितको आसनग्रहण कार्यक्रम भयो। साथै आयोजक संस्थाका पदाधिकारीहरूको नामवली वाचन गरी उनीहरूलाई आसनग्रहण गराईयो। मञ्चमा आसनग्रहण गराउंदा गराउंदै मञ्चमा राखिएका कुर्चीहरूले नपुगेर थपकुर्चीहरू ब्यवस्थापन गर्न निकै गाह्रो भएको देखियो। प्रमुख अतिथिबाट कार्यक्रमको उद्घाटन भईसकेपछि कार्यक्रम सञ्चालकले क्रमशःकार्यक्रमलाई अगाडि बढाए। मन्तव्यका लागि अतिथिहरूको नामावली क्रमशः बोलाउन शुरु गरियो। आसनग्रहण गरिएका अतिथिहरू मध्ये लगभग ८० % अतिथिहरूले समयको ख्यालै नगरी धारा प्रवाह मन्तव्य व्यक्त गर्न थाले। मैले भने समयको पावन्दी रहेकोले आफैले मन्तव्य दिने अतिथिहरूको लिष्टबाट आफनो नामहटाउन कार्यक्रम सञ्चालकलाई अनुरोध गरें। हेर्दा हेर्दै कार्यक्रमको मध्यान्हतिर त मञ्चका कुर्चीहरू लगभग रित्तो रित्तो हुंदै गएको देखियो। साथै मञ्चाभिमुख सहभागीहरू पनि बिस्तारै हलबाट बाहिरिन थालेको देखियो। अन्तमा प्रमुखअतिथले बोलिरहेका बेला मञ्चमा बसिरहेका अतिथिहरू करिब १५ % अनि सहभागीहरू मध्ये करिब २५ % ले मात्र प्रमुखअतिथिको भाषण सुनिरहेका थिए।

यसरी माथि उल्लिखित दृष्टान्तहरू हेर्दा साना, मझयौला र ठूला औपचारिक कार्यक्रमहरूमा देखिने केही झन्झटिला कुराहरूलाई यहां निम्नानुसार उल्लेख गर्नै प्रयत्न गरिएकोछ :

१.     सहभागीहरू समयमा उपस्थित नहुनु : जुनसुकै कार्यक्रममापनि सहभागीहरू निर्धारित समयमाउपस्थितनभई दिंदाकार्यक्रमआयोजक संस्थालाई गाह्रो अवस्थाको सृजनाहुन्छ। प्रमुखअतिथीको उपस्थितिभई सक्दापनिकहिले कांही सहभागीहरूको उपस्थितिअत्यन्तन्युन रहेको देखिन्छ।

२.     बक्ताहरूको लम्बेतान नामावली : हरेक कार्यक्रममा आयोजकलाई एउटा धर्म संकट पर्नै गरेकोछ, त्यो हो मन्तब्य दिने अतिथिहरूको लामो नामावली सूची। मन्तव्यका लागी बोलाईएन भने अर्को पटकको कार्यक्रममा निमन्त्रणा गर्दा नआउंला भन्ने पीरले आयोजकले उपस्थित अतिथिहरू मध्ये लगभग सबैलाई मन्तब्यका लागि आमन्त्रण गर्नु पर्नै बाध्यता रहेको हुन्छ।

३.     राजनैतिक आस्था र बैचारिक सन्तुलन मिलाउनु पर्नै : औपचारिक, अनौपचारिक, सामाजिक र सांस्कृतिक जुनसुकै कार्यक्रममा अतिथिको आसनग्रहण गराउंदा र मन्तब्यका लागि निमन्त्रणा गर्दा मर्यादाक्रम मिलाउन अति नै गाह्रो हुन्छ। यसमा थोरै मात्र पनि तलमाथि भयो भने कार्यक्रम नै बिथोलिन पनि सक्छ।

४.     अतिथिहरूको हाटा (हांजीर गरेर टाप कस्ने) प्रवृत्ति : मेरो एउटा मान्यता छ, यदि कुनै कार्यक्रममा सहभागी भईन्छ भने कार्यक्रमको शुरु देखि समापन सम्म सहभागिता जनाउनु पर्दछ। तर अधिकांश औपचारिक कार्यक्रममा अतिथिहरू आफुले बोलिसकेपछि सुटुक्क कार्यक्रम स्थलबाट बाहिरिने गरेको देखिन्छ।

५.     सहभागीहरू बीच हुने कानेखुसी : कुनै पनिकार्यक्रममा सहभागी भइसकेपछि त्यहां सक्रिय सहभागिता जनाइएन भने आयोजकले कार्यक्रम गर्नुको उद्देश्य पूरा नहुन सक्छ। अधिकांश कार्यक्रमहरूमा सहभागीहरूले मञ्चमा अतिथिहरूले के बोल्दैछन्? भन्ने कुरामा ध्यान अति नै कम दिएको देखिन्छ। अकोर्तिर मञ्चमा अतिथि बोलिरहंदा सहभागीहरू भने आआफनो शुरमा गफ गरिरेका हुन्छन्।

६.     कुम्भकर्ण अतिथि र सहभागी : कुनै कुनै औपचारिक कार्यक्रमहरूमा अतिथि महोदयहरू नै अरु बोल्दा निदाई रहेका हुन्छन् भने सहभागीहरू पनि निदाई रहेको देखिन्छ।

७.     काम कुरो एकातिर कुम्लो बोकी ठीमीतिर : कुनै कुनै कार्यक्रमहरूमा यस्ता अतिथिहरू पनि देखिन्छन, बडेमानको अक्षरमा लेखिएको कार्यक्रमको ब्यानर नै नहेरी कार्यक्रमको आशय र मर्मको फरक नबुझी फरक फरक अर्थ लाग्ने मन्तव्यहरू व्यक्त गरिरहेका हुन्छन।

८.     कार्यक्रमको लामो सूचीपत्र : कतिपय कार्यक्रमहरू आवश्यकताभन्दा बढी लामो हुने गरेको देखिन्छ। कारण कार्यक्रमको तयारी गर्दा खेरि नै त्यसरी लामो बनाईएको हुन्छ।

हरेक औपचारिक कार्यक्रमहरूलाई सहभागिता मूलक र प्रभावकारी बनाउनका लागि आयोजक संस्थाले कार्यक्रमको तयारी गर्दा नै ध्यान पुर्याउनु पर्दछ। संधै एउटै खालको विषयवस्तु समेटिने कार्यक्रम तय गर्नुको सट्टा समय सापेक्ष विषयवस्तुहरूको छनौट गरी कार्यक्रमको तयारी गर्नु पर्दछ। वर्तमान समयमा सबै व्यक्तिहरू आआफनो काममा व्यस्त हुनेहुनाले सबैको समय मिल्ने गरी कार्यक्रम हुने दिन, समय र स्थानको चयन गर्नु आवश्यक हुन्छ। अतिथिहरू निमन्त्रणा गर्दा पनि कार्यक्रमको मर्मसंग जोडिने बिषय वस्तुको विज्ञता तथा अनुभव भएका अतिथिहरूलाई निमन्त्रणा गर्नु राम्रो हुन्छ। कुनै पनि औपचारिक समयको समय अवधि बढीमा ३ घण्टाको हुनु पर्दछ। यदि संभव हुन्छ भने उक्त दिनको कार्यक्रमका लागि आर्थिक श्रोत कहांबाट कति संकलन गरियो वा खर्च कसरी ब्यवस्थापन हुंदैछ? वा कति खर्च वा बचत हुंदैछ भन्ने कुरा पनि सोही कार्यक्रममा सार्वजनिक गर्न सकियो भने राम्रो हन्छ। लगातार एउटै स्थितिमा बसेर कार्यक्रममा सहभागीता जनाई रहन सजिलो कुरा होईन।